Pengendalian Strategi

Pengendalian Strategi

Pengendalian Organisasi Pengendalian organisasi terdiri dari tiga jenis, yaitu pengendalian strategis, pengendalian manajemen dan pengendalian operasional. Pengendalian strategis merupakan proses dari evaluasi strategi, yang dilakukan baik strategi tersebut dirumuskan dan setelah diimplementasikan. Pengendalian manajemen berfokus pada pencapaian sasaran dari berbagai substrategi bersesuaian dengan strategi utama dan pencapaian sasaran dari rencana jangka menengah. Sedangkan pengendalian operasional berpusat pada kinerja individu dan kelompok yang dibandingkan dengan peran individu dan kelompok yang telah ditentukan oleh rencana organisasi. Masing-masing jenis pengendalian tersebut tidak terpisah dan tidak berbeda secara nyata serta dalam kenyataan mungkin tidak berbeda satu dengan yang lainnya.

Pengendalian strategi menurut Schendel and Hofer berfokus pada dua pertanyaan (1) apakah strategi yang diimplementasikan sebagai yang direncanakan dan (2) apakah hasil yang dibuat oleh strategi merupakan yang diharapkan. Definisi ini merujuk pada kajian tradisional dan langkah umpan balik yang merupakan langkah akhir dari proses manajemen strategis. Model normatif dari proses manajemen strategis yang menggambarkan langkah-langkah utama tersebut mencakup perumusan strategi, implentasi strategi dan evaluasi (pengendalian) strategi.

Ukuran yang besar pada organisasi ada kaitannya dengan hubungan ekonomis.  Pertumbuhan yang makin besar sangat diinginkan karena dengan makin meningkatnya besaran organisasi maka berdampak pada skala ekonomi (economic of scale).  Makin besar organisasi seringkali lebih efisien dalam operasional organisasi tersebut.

Pengendalian strategi berpijak terutama pada proses pengendalian tradisional yang melibatkan kajian dan umpan balik kinerja untuk menentukan rencana, strategi dan sasaran yang telah dicapai dengan menghasilkan informasi yang digunakan untuk memecahkan masalah atau mengambil tindakan korektif.

B.     Proses Pengendalian Operasional

Sistem pengendalian operasional merupakan pedoman untuk melakukan evaluasi tujuan-tujuan jangka pendek, umumnya jangka waktu satu bulan hingga satu tahun. Terdapat tiga sistem untuk pengendalian operasional yaitu anggaran (budgets), jadwal (schedule), dan faktor penentu keberhasilan (key success factors).

Kemampuan, keterbatasan, dan kebijakan produksi/operasional dapat mendorong atau menghambat pencapaian tujuan secara signifikan. Proses produksi biasanya bernilai 70 % dari total asset perusahaan. Bagian utama dari proses pelaksanaan strategi terjadi dilokasi produksi. Keputusan-keputusan yang terkait dengan produksi mengenai besarnya pabrik, letak pabrik, desain produk, pilihan peralatan, jenis alat-alat, ontrol persediaan dan lain-lain.

Dalam pengendalian operasional perusahaan-perusahaan berteknoligi tinggi, biaya produksi mungkin tidak sepenting fleksibilitas produksi karena sering dibutuhkan perubahan produk yang besar. Dan mereka harus mengandalkan system pengendalian operasional yang cukup fleksibel agar terjadi perubahan berkali-kali dan pengenalan produk baru dengan cepat. Sebuah artikel di Harvard Business Review menjelaskan mengapa beberapa organisasi mengalami kesulitan :

Mereka terlalu lambat menyadari bahwa perubahan dalam strategi produk mengubah tugas-tugas system produksi. Tugas-tugas tersebut, yang dinyatakan dalam hal kebutuhan biaya, fleksibilitas produk, fleksibilitas volume, kinerja produkndan konsistensi produk, menentukan kebijakan manufaktur mana yang paling sesuai.

C.    Proses Pengendalian Kualitas

Kualitas  menjadi faktor dasar keputusan konsumen dalam memilih suatu produk atau jasa, sehingga kualitas merupakan penentu keberhasilan bisnis, pertumbuhan dan peningkatan posisi bersaing. Untuk menjamin kualitas produk yang dihasilkan memenuhi syarat-syarat dari konsumen, maka perlu dilakukan pengendalian kualitas. Ketika hanya satu karakteristik output dipertimbangkan dalam pengendalian kualitas, maka masalah dapat diselesaikan secara konvensional. Pengendalian kualitas menjadi lebih kompleks ketika banyak karakteristik output yang dipertimbangkan dan masing-masing harus memenuhi spesifikasi tertentu. Kompleksitas pengendalian kualitas sebagai sebuah sistem seringkali menimbulkan konflik diantara beberapa tujuan yang ingin dicapai. Peningkatan pencapaian pada salah satu karakteristik mengakibatkan pengurangan pencapaian karakteristik yang lain, sehingga diperlukan perancangan sistem pengendalian kualitas secara simultan.

Perbaikan yang berkesinambungan pada produk untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, memberikan keberhasilan usaha dan mengembalikan investasi kepada para pemegang saham dan pemilik perusahaan.

                                    Berbasis Pengguna

Kualitas                       Berbasis Manufaktur

                                    Berbasis Produk

Suatu karakteristik dari pengendalian kualitas modern adalah bahwa didalamnya terdapat aktivitas yang berorientasi pada tindakan-tindakan pencegahan kerusakan dan bukan berfokus pada upaya untuk mendeteksi kerusakan saja. Kualitas melalui inspeksi saja tidak cukup dan hal itu memakan biaya yang banyak. Meskipun tetap menjadi persyaratan untuk melakukan beberapa inspeksi singkat atau audit terhadap produk akhir tetapi usaha pengendalian kualitas seharusnya lebih difokuskan pada tindakan pencegahan sebelum terjadinya kerusakan dengan jalan melaksanakan aktivitas secara baik dan benar pada waktu pertama kali mulai melaksanakan suatu aktivitas. Dengan melaksanakan prinsip ini usaha peningkatan kualitas akan mampu mengurangi ongkos produksi. Sehingga perlu dilakukan suatu sistem pengendalian proses sebagai implementasi dari tindakan preventif dalam sistem manajemen kualitas itu.

Pada perusahaan pabrikasi ada dua macam struktur organisasi yang berkaitan dengan pengendalian mutu:

1. Departemen kualitas berdiri sendiri dan mempunyai jalur laporan langsung ke GM. Fungsi kualitas harus terpisah dari kegiatan pabrikasi dan langsung memberikan laporan ke GM, tujuannya untuk mendapatkan kerjasama dalam rangka memenuhi penjadwalan dan biaya.

2. Departemen kualitas adalah bagian dari pabrikasi dan memberikan laporan ke manajer pabrik. Fungsi kualitas di bawah fungsi pabrikasi karena mutu membutuhkan koordinasi yang dekat dengan proses produksi. Sesungguhnya manajer pabrikasi telah mengemban tugas sebagai coordinator kualitas.

Total Pengendalian Kualitas (Total Quality Management = TQM)

Dengan konsep total pengendalian kualitas, maka system pengendalian kualitas menjadi:

1.      Departemen kualitas menjadi hanya coordinator yang akan mempengaruhi kualitas pada fungsi masing-masing.

2.      Masing-masing fungsi dalam organisasi harus mempunyai pedoman pengendalian mutu yang akan menunjukkan jalan untuk menjaga mutu dalam kinerja.

3.      Konsep total pengendalian kualitas mengharuskan Departemen kualitas untuk lebih menitikberatkan perhatian pada perencanaan dan mengurangi perhatian pada pemeriksaan dan pengawasan.

4.      Pendekatan total kualitas menekankan pencegahan terhadap suatu kesalahan dan memperkenalkan semua konsep mutu dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan sehingga masing-masing fungsi akan bertanggung jawab pada mutu pekerjaan.

5.      Departemen kualitas menyiapkan semua perangkat untuk menjamin bahwa semua fungsi di dalam organisasi melaksanakan apa yang diinginkan oleh system pengendalian kualitas.

Sebuah program hanya diterapkan ke seluruh bagian dari organisasi di mana program ini akan menjelaskan bagaimana total pengendalian kualitas harus diselenggarakan, bagaimana masing-masing individu sadar berperan serta dalam pengendalian kualitas dan bagaimana pendekatan ini diukur pada masing-masing kinerja